MICROCASH
Privacy statement Microcash
Hoe Microcash persoonsgegevens verwerkt wanneer Microcash zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
v1.0 · bijgewerkt op 4 augustus 2026
Microcash Retail B.V. · Leeghwaterplein 45, 2521 DB Den Haag · info@microcash.nl
1. Voor wie en wanneer geldt dit statement?
1.1 Dit privacy statement geldt voor persoonsgegevens die Microcash verwerkt van zakelijke contactpersonen, prospects, leveranciers, websitebezoekers, nieuwsbriefontvangers, sollicitanten en andere personen die rechtstreeks met Microcash contact hebben.
1.2 Wanneer Microcash persoonsgegevens namens een klant in McWin, loyalty, een webshopkoppeling of een andere klantdienst verwerkt, is die klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en is Microcash verwerker. Dit kan ook gelden wanneer gegevens lokaal bij de klant staan maar Microcash er voor support toegang toe krijgt. Daarvoor geldt de Verwerkersovereenkomst; vragen van winkelklanten worden normaal door de betreffende winkel behandeld.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Identificatie en zakelijk contact | naam, functie, werkgever, zakelijk adres, e-mail, telefoonnummer en contactvoorkeur |
| Klant- en contractgegevens | klantnummer, vestiging, offerte, overeenkomst, modules, hardware, serienummers, machtiging en afspraken |
| Financiële administratie | facturen, betaalstatus, rekeningnummer, incasso- en herinneringsinformatie; geen volledige betaalkaartgegevens als uitgangspunt |
| Communicatie en support | e-mails, tickets, telefoonaantekeningen, storingsinformatie, loggegevens, opnames als dit vooraf is gemeld en informatie bij support op afstand |
| Website en beveiliging | IP-adres, apparaat-/browsergegevens, bezoek- en beveiligingslogs en cookievoorkeuren |
| Marketing en relatiebeheer | interesses, contactmomenten, deelname aan events, nieuwsbriefvoorkeur en reacties op communicatie |
| Sollicitaties | cv, motivatie, opleiding, ervaring, gespreksnotities en overige verstrekte informatie |
3. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Offertes, overeenkomsten, levering, support en facturatie | uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan; bij zakelijke contactpersonen mede gerechtvaardigd belang |
| Financiële en wettelijke administratie | wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang bij bewijs en bedrijfsvoering |
| Beveiliging, fraudepreventie en misbruikonderzoek | gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting |
| Relatiebeheer, serviceverbetering en zakelijke communicatie | gerechtvaardigd belang, met afweging van de belangen van betrokkenen |
| Nieuwsbrief en andere elektronische marketing | toestemming waar vereist of de wettelijke ruimte voor communicatie aan bestaande zakelijke relaties; altijd met afmeldmogelijkheid |
| Werving en selectie | stappen op verzoek van de sollicitant, gerechtvaardigd belang en toestemming voor langer bewaren wanneer nodig |
| Juridische aanspraken en geschillen | gerechtvaardigd belang bij vaststelling, uitoefening en onderbouwing van rechten |
3.1 Wanneer verwerking op toestemming berust, kan die toestemming voor de toekomst worden ingetrokken. De rechtmatigheid van eerdere verwerking verandert daardoor niet.
3.2 Wanneer verwerking op een gerechtvaardigd belang berust, gaat het bijvoorbeeld om veilige en doelmatige dienstverlening, relatiebeheer, voorkoming van misbruik en bescherming van juridische posities. Microcash maakt waar nodig een belangenafweging.
4. Waar komen gegevens vandaan?
4.1 Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van de betrokkene of diens werkgever of organisatie. Daarnaast kunnen gegevens afkomstig zijn van een Microcash-klant, partner, leverancier, het Handelsregister, openbare zakelijke bronnen of technische systemen die bij de dienstverlening worden gebruikt.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
5.1 Microcash deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor een van de beschreven doelen, op grond van een overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.
- IT-, hosting-, communicatie-, onderteken-, support- en beveiligingsleveranciers;
- betalingsdienstverleners, banken, accountants, verzekeraars en incassodienstverleners;
- groepsmaatschappijen en professionele adviseurs die gegevens voor hun taak nodig hebben;
- leveranciers, implementatiepartners of andere derden die nodig zijn voor een gekozen koppeling of levering;
- toezichthouders, opsporingsdiensten of andere bevoegde instanties wanneer de wet dit vereist.
5.2 Met verwerkers sluit Microcash passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gebruik van persoonsgegevens.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
6.1 Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebruikt Microcash een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen, en waar nodig aanvullende maatregelen.
7. Bewaartermijnen
| Gegevens | Uitgangspunt |
|---|---|
| Financiële en fiscale administratie | in beginsel zeven jaar of langer wanneer een wettelijke verplichting dit vereist |
| Overeenkomsten en kerncorrespondentie | in beginsel zeven jaar na einde van de relatie, langer bij een lopend geschil of aanspraak |
| Supporttickets en technische logs | niet langer dan nodig voor support, bewijs, beveiliging en productverbetering; als werktermijn maximaal vijf jaar voor tickets en twaalf maanden voor gewone logs, tenzij een incident langer bewaren vereist |
| Prospect- en relatiegegevens | in beginsel twee jaar na het laatste betekenisvolle contact, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt of langer bewaren gerechtvaardigd is |
| Nieuwsbriefgegevens | tot afmelding; een minimale blokkadelijst kan daarna worden bewaard om de afmelding te respecteren |
| Sollicitatiegegevens | in beginsel vier weken na einde van de procedure, of maximaal één jaar met toestemming voor toekomstige vacatures |
7.1 Microcash kan gegevens langer bewaren wanneer dit nodig is voor een wettelijke bewaarplicht, beveiligingsincident, onderzoek, geschil of rechtsvordering. Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
8. Beveiliging
8.1 Microcash neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op risico en aard van de verwerking. Voorbeelden zijn toegangsbeheer, logging, back-ups waar van toepassing, beveiligingsupdates, leveranciersafspraken en procedures voor beveiligingsincidenten.
8.2 Geen enkele beveiligingsmaatregel voorkomt ieder incident. Meld een vermoede kwetsbaarheid, verkeerd geadresseerde informatie of ander privacyincident zo snel mogelijk via info@microcash.nl.
9. AI en geautomatiseerde ondersteuning
9.1 Microcash kan geautomatiseerde hulpmiddelen of AI gebruiken voor bijvoorbeeld transcriptie, samenvattingen, kenniszoeken, routering en prioritering van supportmeldingen. Waar nodig controleert een medewerker de uitkomst.
9.2 Microcash neemt niet uitsluitend geautomatiseerd besluiten over personen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit later uitdrukkelijk, rechtmatig en transparant wordt ingericht.
10. Cookies en website
10.1 De website kan noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor werking en beveiliging. Voor niet-noodzakelijke cookies wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd. De actuele cookie-informatie en instellingen op de website zijn leidend.
11. Uw privacyrechten
11.1 Afhankelijk van de situatie kan een betrokkene verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking. Toestemming kan voor de toekomst worden ingetrokken.
11.2 Een verzoek kan worden gestuurd aan info@microcash.nl. Microcash kan aanvullende informatie vragen om identiteit en bevoegdheid te controleren en reageert binnen de wettelijke termijn.
11.3 Bij bezwaar tegen direct marketing stopt Microcash die communicatie. Iedere commerciële e-mail bevat waar passend een eenvoudige afmeldmogelijkheid.
11.4 Een betrokkene kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als een vraag of klacht eerst aan Microcash wordt voorgelegd, zodat wij die kunnen onderzoeken.
12. Wijzigingen en contact
12.1 Microcash kan dit privacy statement aanpassen wanneer verwerkingen, systemen of wetgeving veranderen. De actuele versie wordt met datum gepubliceerd. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij betrokkenen waar dat redelijk en vereist is.
12.2 Vragen over dit privacy statement kunnen worden gestuurd aan Microcash Retail B.V., Leeghwaterplein 45, 2521 DB Den Haag, of info@microcash.nl.